Las obligaciones de una sociedad no se concentran en una sola fecha. Durante el año existen declaraciones, pagos, registraciones y controles que deben coordinarse con la contabilidad y con la documentación de la empresa.
1. Tener un calendario impositivo
Una sociedad debería contar con un calendario que contemple las obligaciones periódicas y las fechas relevantes. El calendario debe adaptarse a la situación concreta de la empresa y actualizarse cuando cambie la normativa.
- Declaraciones juradas periódicas.
- Vencimientos de pagos.
- Anticipos y pagos a cuenta.
- Obligaciones relacionadas con empleados, cuando correspondan.
- Presentaciones anuales y cierres fiscales.
- Requerimientos o comunicaciones de organismos.
2. Controlar IVA y facturación
La facturación y la liquidación de IVA requieren controles permanentes. Las ventas, compras, notas de crédito y débito, retenciones y percepciones deben mantener coherencia con la información contable y fiscal.
El artículo sobre errores frecuentes de IVA desarrolla estos controles con mayor detalle.
3. Preparar con anticipación el cierre de Ganancias
El cierre fiscal no debería comenzar cuando se acerca el vencimiento. La sociedad necesita llegar al cierre con la contabilidad ordenada, conciliaciones realizadas y documentación disponible.
- Revisar cuentas contables relevantes.
- Controlar bienes de uso y amortizaciones.
- Reunir documentación de gastos.
- Conciliar anticipos y pagos a cuenta.
- Identificar ajustes fiscales que puedan corresponder.
4. Controlar la situación fiscal
La cuenta fiscal debería revisarse periódicamente para identificar declaraciones presentadas, pagos, saldos, anticipos, retenciones, percepciones y comunicaciones recibidas.
No conviene esperar una intimación para descubrir una diferencia que podía detectarse antes.
5. Mantener ordenada la documentación
La documentación respaldatoria cumple una función fundamental. Facturas, comprobantes de pago, contratos, información bancaria y demás antecedentes deben conservarse de manera organizada.
- Documentación de ventas y compras.
- Comprobantes de pagos fiscales.
- Constancias de retenciones y percepciones.
- Información bancaria.
- Documentación vinculada con bienes y operaciones relevantes.
6. Coordinar contabilidad e impuestos
La información contable y fiscal no deberían funcionar como circuitos separados. La coordinación entre ambos permite detectar diferencias y preparar con mayor eficiencia los cierres y declaraciones.
Una contabilidad actualizada facilita también la toma de decisiones de los socios y administradores.
7. No olvidar las obligaciones vinculadas con la sociedad
Además de los impuestos periódicos, una sociedad puede tener obligaciones contables, registrales y societarias que deben coordinarse con el cierre y la documentación anual.
El alcance concreto depende del tipo societario, jurisdicción, actividad y demás características de cada entidad.
Checklist anual para una sociedad
- ¿Existe un calendario de obligaciones actualizado?
- ¿Las DDJJ periódicas fueron presentadas y controladas?
- ¿Los pagos y saldos están conciliados?
- ¿La cuenta fiscal fue revisada?
- ¿La contabilidad está actualizada?
- ¿La documentación respaldatoria está completa?
- ¿El cierre fiscal se está preparando con anticipación?
- ¿Se revisaron las obligaciones contables y societarias que correspondan?
Conclusión
Una sociedad ordenada no espera al vencimiento para comenzar a revisar sus obligaciones. La gestión durante todo el año permite distribuir el trabajo, detectar diferencias y llegar a los cierres con mejor información.
Si necesitás un esquema de seguimiento contable e impositivo para tu sociedad, podemos analizar la situación actual y organizar un circuito de trabajo.